Mixat kund- och leverantörsteam

Allt oftare får vi möjlighet att arbeta i team som består av medlemmar både från kunden och från oss som leverantör. Det ger många fördelar, men skapar också några utmaningar. Vi på Esatto har identifierat några framgångsfaktorer för att arbetet ska fungera bra och generera den förväntade effekten på affärerna.

Varför mixade team?

Det blir allt vanligare med team som har deltagare från både kunden och oss. Det kan finnas olika upplägg, från att kunden har en eller flera utvecklare med i "vårt" team under den tekniska implementationen, till att vi har gemensamma agila team som arbetar med allt från affärsutveckling till buggrättning.

Att detta arbetssätt har blivit vanligare beror givetvis på att digitaliseringen gör digital kompetens och digital utveckling till en central del av alla verksamheter.

Jag vill belysa några viktiga framgångsfaktorer med mixade team som vi har identifierat. Jag kommer här att ge exempel från vårt projekt tillsammans med Nexus, som vi har samarbetat med sedan 2016. Nexus är ett innovativt och snabbväxande bolag som utvecklar identitets- och säkerhetslösningar. Tillsammans med oss på Esatto har de under de senaste åren flyttat sina produkter till molnet och portalen Nexus GO

Framgångsfaktorer

Framgångsfaktorer

De tre framgångsfaktorer som vi har identifierat är inte unika för vårt samarbete med Nexus, faktorerna är aktuella i de flesta team som samarbetar mot ett gemensamt mål och de blir extra viktiga när det finns en kund-/leverantörsrelation i teamet. 

1. Tydlig produktägare
Oavsett vad vi kallar rollen så måste det finnas en tydlig produktägare som har mandat att fatta beslut och som håller koll på de olika intressenterna i projektet och prioriterar mellan deras olika intressen. I exemplet med Nexus så fanns det redan från början en mycket tydlig vision och roadmap från vår projektsponsor Magnus Malmström, idag VP Products & Delivery och medlem i företagsledningen. Magnus agerade övergripande produktägare den första tiden i väntan på ordinarie produktägare.

Magnus vision var mycket precis, han lyckades beskriva önskat läge för Nexus kunder efter fyra månader, sex månader och tolv månader. Det önskade läget handlade om vilka tjänster som skulle vara tillgängliga, hur kunderna skulle hitta till tjänsterna, testa dem och köpa dem. Det fanns tydliga målgrupper och idéer om hur Nexus skulle transformera sina erbjudanden och produkter för att uppnå dessa önskade lägen. Samtidigt som målbilderna var mycket tydliga så lämnade Magnus över ansvaret till utvecklingsteamet för hur vi skulle ta oss dit. Han var tydlig med att vi, trots att vi var externa, hade både ansvar och befogenheter för att se till att produkten förflyttade sig i önskad riktning.

Det är ovärderligt för ett utvecklingsteam att i ett så tidigt skede av samarbetet förstå vilka prioriteringar och vilken ambitionsnivå som gäller. Det sätter snabbt förväntningar på utvecklingsteamet och tydliggör vad som är viktigast. Då Magnus sedan tidigare hade erfarenhet av såväl digital transformation som agil utveckling så fanns det från start en gemensam begrepps- och kommunikationsplattform som underlättade och snabbade upp samarbetet.

Viktiga metoder och samarbetsformer under denna första del av samarbetet var:

  • Delar av Google Ventures-Sprint; speciellt Long Term Goal som verkligen blev en ledstjärna för all utveckling.

  • Prototyparbete var en förutsättning för att kunna hålla det utvecklingstempo som vår beställare ville ha. Att hela tiden kunna bolla koncept och förankra utvecklingen visuellt såväl med intressenter internt som med kunder och återförsäljare var en förutsättning för att kunna hålla tempot. Vår UX-lead Thomas Ojala Gunn valde att använda Adobe XD som då var oprövat men som visade sig vara mycket kompetent och medförde att vi i princip kunde undvika överlämningarna mellan koncept–design och utveckling.


Efter fyra månader kom Gustaf Broman in som ordinarie produktägare, vilket lyfte samarbetet och utvecklingen ännu ett snäpp. Gustaf satte sig direkt in i vad kunder, marknaden och parters behövde och vad de interna intressenterna krävde, samtidigt som han tog reda på vilken kapacitet och vilka utmaningar som utvecklingsteamet hade.

Under den här perioden så etablerade Nexus även ett internt team som arbetade med utvecklingen av de bakomliggande systemen som behövde uppdateras för att stödja de nya sätten att köpa och leverera tjänsterna. I och med den ökade komplexiteten med två team som arbetade parallellt och som var beroende av respektive teams leverans så ökade kraven på produktägaren som den sammanhållande länken.

Här blir det tydligt för mig att produktägaren är den viktigaste rollen för en lyckad förändring och för en kontinuerlig utveckling av en produkt eller tjänst. Utan den ständiga återkopplingen från de olika intressenterna – till exempel demos för prospekts, diskussioner med befintliga kunder, analyser från datateamet, samtal med säljare och partners, prioriteringssamtal med andra produktägare och interna intressenter, deltagande i sprintplaneringar och lösningsdiskussioner – så har utvecklingsteamet mycket svårt att göra rätt saker!

Tänk på:

  • Produktägaren är navet i produktutvecklingen som ska balansera olika krav, önskemål och förväntningar. Säkerställ att det finns effektiva sätt att kommunicera kring dessa frågor till alla intressenter, både externa och interna. Bra exempel är prototyper eller kundresor.

 

Transparens kring affärsmål

2. Transparens kring affärsmål
En annan viktig framgångsfaktor är full transparens kring det affärsmässiga. Ingen behöver såklart avslöja några affärskritiska hemligheter, men teamet måste få information om produktplanen för att kunna samarbeta på ett effektivt sätt. Om teamet har koll på vilka de viktigaste affärsmålen är och vilka utmaningar som ska hanteras för kunderna/användarna av produkten, så finns det bra förutsättningar för att göra rätt design- och funktionsbeslut i det dagliga arbetet. Varje minut fattas något sådant beslut i teamets löpande arbete.

Minst lika viktigt är att teamet är transparant mot resten av organisationen som inte har möjlighet att vara med på demos eller daily scrums. I exemplet med Nexus och i många andra samarbeten så har traditionella styrgruppsmöten gett gott resultat när det gäller transparens, förankring och informationsspridning. Nyckeln är att anpassa dem till vilka det är som är deltagare. I Nexus fall så hade vi förmånen att från start ha med CFO, CMO, CTO och COO och med dem genomförde vi månadsvisa möten som innehöll:

  • Kort produktdemo; för att få chansen att berätta de huvudsakliga användningsfallen som ligger till grund för utvecklingen och vilket värde vi ska skapa för slutanvändarna.

  • Rapportering på hur mycket resurser vi hade förbrukat i relation till budget samt vår uppfattning om hur mycket värde vi hade levererat i förhållande till budget. (Förvånande ofta rapporterar projektet enbart hur mycket resurser som förbrukats men inte vilket värde som genererats, vilket blir ganska meningslös information för en styrgrupp).

  • Insikter från kunder och partners (som kanske har sett en prototyp eller är betatestare), från teamet eller andra intressenter. Insikterna kan förstärka våra antaganden eller kan peka på att vi behöver tänka om. Under denna punkt så redogörs också för eventuella hinder och risker samt hur vi planerade att hantera dem.

  • Presentation, inklusive motivering kring prioriteringar, dvs vad vi planerade att göra i nästa fas/sprint.

  • Eventuella formella beslut där beslutsunderlag är skickade innan. Typiskt beslut om pivotera eller att förändra budget eller tidsplan.

Med detta upplägg har jag erfarenhet av att faktiskt kunnat ge riktig kontroll till en styrgrupp och en möjlighet till att vara proaktiva och inte reaktiva.

Tänk på:

  • Transparens är en nyckel i allt samarbete, se till att teamet har kunskap om de övergripande affärsmålen och tidsplanen för att säkra att de gör rätt prioriteringar och fattar beslut i rätt riktning.

  • Säkerställ att beställarna kan agera proaktivt genom att ge dem rätt information i rätt tid, det går utmärkt att kombinera agil utveckling med traditionella styrgrupper.


Träffas ofta

3. Träffas ofta
När vi har deltagare eller hela team från två organisationer som är beroende av varandra för att leveranserna ska gå bra behöver vi arbeta ännu mer än vanligt med att svetsa samman alla. Precis som i många andra situationer så handlar det om att ha respekt för varandras kompetenser, träffas ofta och få alla att arbeta mot samma mål.

I samarbetet med Nexus märkte vi tidigt att vi borde ses oftare, onödigt långa ledtider för vissa aktiviteter och missförstånd kring krav gav oss den insikten. Trots alla samverkansverktyg som finns i dag så är det personliga mötet överlägset när man behöver diskutera ett komplext problem.

För att undvika avståndsproblematiken så använde vi flera olika kommunikationstekniker. När vi hade ett gemensamt team var vi på plats så ofta som möjligt i Nexus lokaler för att skapa närhet till kravställare och produktägare. Senare, när vi var två parallella team, hade vi med representanter både på respektive sprintplaneringar och daily scrum. Vi hade även gemensamma demos och träffades regelbundet för att prata lösningar.

Även här spelar produktägaren en mycket viktig roll - utan hens styrning, tillgänglighet och intresse är det svårt att bibehålla ett bra samarbete.

Tänk på:

  • Trots alla utmärkta samarbetsverktyg så är fysiska möten ibland ovärderliga, till exempel när vi arbetar med ett gemensamt komplext problem eller när missförstånd ska redas ut.


Resultatet av ett lyckat samarbete
Slutligen vill jag lyfta fram hur roligt det är när man får lära sig nya verksamhetsdomäner och vilket privilegium det är att som leverantör få arbeta med sin kund mot ett gemensamt mål.

Resultatet kan bli ett mycket kraftfullt samarbete där vi som leverantörer kan förstärka befintliga kompetenser genom att komplettera med nya egenskaper som tillsammans med kundens experter skapar värde som får genomslag direkt i organisationen utan någon överlämningsproblematik. Ett exempel på att vårt samarbete med Nexus ger bra resultat är Nexus GO vann pris som innovation lösning på Detektor International Award.

Kontakta Gustaf Broman på Nexus eller mig om ni vill veta mer.

Esattos medarbetare Björn
Björn Sundqvist, VD bjorn.sundqvist@esatto.se, 0733-41 53 31, LinkedIn
  • Esatto_Grundarna_1080x1080_litenpuff.jpg
    DI Gasell 2018
  • SOI 2018 Puff.jpg
    4 korta insikter om Svenskarna och internet
  • Esatto-Norrskog.jpg
    Norrskog väljer Esatto till ny digital partner
  • Episerver logga
    Episerver – konkurrensfördel
  • Esatto_Alexander_1080x1080_V02.jpg
    Vi stärker vårt erbjudande
  • Esatto_AlmedalenFrischBelin_1080x1080.jpg
    Esatto i Almedalen
  • Esatto_KrakowOrange_1080x1080.jpg
    Vi tog med några vänner till Krakow
  • Esatto_Jobbamedoss_534x534.jpg
    Esattos karriärsite
  • Esatto_PeterEpiReact_540x540.jpg
    React och Episerver: Är vi där än?
  • Esatto_Peter_1080x1080.jpg
    Varför bli webbdesigner?
  • EpiAscend-puff.jpg
    Episerver Ascend 2018
  • 16.4_Pressmeddelande_Kvadratiskt_LOW.jpg
    Vi stärker vår helhetslösning
  • Esatto_Kundresan_1080x1080.jpg
    Frukostseminarium med Custellence
  • Esatto_TomJuliaMartin_525x525.jpg
    Nya kollegor till Esatto
  • johananton2_1080x1080_litenpuff.jpg
    Fler Esattis till Stockholm
  • Esatto_B2B_1080x1080.jpg
    Grundkurs i sociala medier för B2B-företag
  • Esatto_CX_1080x1080.jpg
    Tvådagarsutbildning om kundresan
  • Esatto_Darksocial_1080x1080.jpg
    Utbildningar i Dark Social
  • Esatto_movesticEpi_Puff.png
    Frukostseminarium med Movestic och Episerver
  • Fyra händer med knutna nävar som möts i mitten
    Mixat kund- och leverantörsteam
  • Esattos medarbetare Johan
    Riskerna med Business Model Canvas
  • mats
    Esatto deltar i Good Tech Hack
  • Custellence logga
    Custellence - från insikt till handling
  • Esattos medarbetare Louise och Josefin
    Esatto-familjen blir större
  • Detaljbild av vajrar som bildar ett rutnät
    AI – Ska vi börja nu eller kan vi vänta?
  • Tre personer håller upp diplom
    Best Lead Generating Website
  • Sundsvall puff.jpg
    Nya kollegor till Sundsvall
  • Esattos medarbetare Jocke
    Joakim - ny Creative Director
  • Personer som spelar boule
    Episerver Premium Partner
  • darksocial_AW_Coverbild_1080x1080_web.png
    Dark Social AW 26 april
  • Logga om dark social
    Marknadsförares största utmaning hittills?
  • två medarbetare med lila filter
    En podd om vår framtid
  • Esattos medarbetare Hanna
    Hej hallå Hanna!
  • Personer som räcker upp handen
    Välkommen till framtiden
  • En av Esattos medarbetare
    We are on a roll!
  • Esattos medarbetare Amanda och Hanna håller upp sina mobiler
    Esattos stjärnhimmel expanderar!
  • En man håller föredrag framför publik
    Kompetensfrukost
  • Dator och surfplatta som visar grafer
    Esatto <3 Analys
  • Hund med glasögon
    Kompetensfrukost
  • Esattos medarbetare Johan
    All we want for Christmas
  • Esattos medarbetare Pierre
    Pierre stärker vårt utvecklingsteam
  • Dator på träbord med kaffekopp och skrivblock
    Vi söker en Frontend Lead
  • Esattos medarbetare Björn
    Välkommen Björn
  • Esattos medarbetare Thomas och Henrik
    Vi växer i sundsvall
  • Esattos medarbetare Nathalie
    Dingle växer
  • Orangea stolar i ett mötesrum
    Vi söker en senior webbutvecklare
  • Esattos medarbetare Frida
    Esatto <3 Frida
  • Mockup hemsida
    Episerver web awards
  • Esattos medarbetare Mats och Michael
    Nya topprekryteringar
  • Esattos medarbetare Johan
    Ny digital affärsutvecklare
  • Tre medarbetare på möte
    Ung Cancer mentorskapsprogram
  • Esattos medarbetare Ludvig Andreas och Lisa
    Välkommen Ludvig, Andreas och Lisa
  • Vita hyllor på en vägg
    Esattos nya boning